Effectief vergaderen, dat is nog niet zo gemakkelijk.
Ben je ook moe van al dat online vergaderen. Zeker, het biedt ook voordelen. Geen reistijd, iedereen moet op tijd verschijnen en doet dat dan ook. Weliswaar geholpen door automatische herinneringen… maar toch… We vergaderen niet effectief.
Wil je dit leren? Doe dan 25 juni van 16.00 – 16.45 uur mee aan de Masterclass Ongewoon Goed Vergaderen. We geven de masterclass via Demio. Je moet je alleen zelf even daarvoor aanmelden. Meld je hier aan>>.
In deze blog tips om je vergaderingen effectief, interactief en inspirerend te maken. Stop met saaie vergaderingen die niets opleveren, start met effectief vergaderen met de precisie van een OK Team.
De valkuilen die effectief vergaderen voorkomen
- We vergaderen te lang
- De vergaderingen zijn saai
- Vergaderingen starten zonder duidelijk vergader-doel
- Mensen komen te laat en niet voorbereid binnen
- De vergadering wordt met een te groot team gehouden (6 = ideaal – daarboven in-effectief)
- Slappe leiding tijdens de vergadering
- Er wordt maar 1 werkvorm gebruikt: discussiëren en mensen luisteren te weinig
- Men komt niet to concrete afspraken en volgt deze te vaak ook niet op
Dit leidt tot slechte focus
Dit leidt tot disfocus … afleiding… een weinig effectieve route naar je doelstelling…
Wist je dat je maar 20 seconden aandachtig kunt luisteren en dat je herinnering wegzakt bij te veel discussiëren?
Probeer deze zin maar eens te onthouden:
“Toen ik gisteren in mijn Peugeot 309 de snelweg op wilde draaien en van mijn vierde naar mijn 5 e versnelling wilde schakelen, kwam ik er tot mijn grote verbazing achter dat deze de gehele tijd al in zijn 5e versnelling stond”.
En kun je hem exact herhalen?
De meeste mensen lukt het niet. Woorden veranderen, volgorde verandert, de intentie verandert. Je kunt namelijk maar 20 seconden woorden vasthouden en herinneren. Daarna zakken ze weg uit het korte termijn geheugen.
Stel je nu eens voor dat iemand 3 minuten of langer praat! De meeste mensen verliezen dan gegarandeerd hun focus. Tijdens online vergaderingen is dit nog erger, omdat we elkaars non-verbale houding minder goed kunnen waarnemen.
Saaie vergaderingen
Vergaderingen zijn in het algemeen te saai, dit komt omdat er te weinig variatie in werkvormen is. Ook wordt de vergadering meestal niet strak genoeg geleid. Een goed geleide vergadering heeft een voorzitter en gespreksleider nodig, plus een notulist en deelnemers.
Enkel dan lukt het om een vergadering actief en binnen de tijd naar een goed einde, lees bereiken van je vergaderdoel, te leiden.
En in Nederland kan dit… echt anders.
Vergaderen kost tijd, energie en geld
Daarom is het belangrijk dat vergaderingen professioneler worden gemaakt. Want vergaderen kost tijd, geld en energie.
Even voorrekenen: stel je vergadert 1 uur en laten we ervan uitgaan dat je nog vrij efficiënt vergadert. Je verliest door slappe leiding, te discussie en te weinig naar elkaar luistern 15 minuten per vergadering.
In je vergadering zitten 10 mensen (dit is al te veel – 6 is ideaal) en die kosten gemiddeld 80 euro per uur. 10 x €80= €800 euro / 4 = 200 euro per kwartier verlies. Daarnaast volgen de meeste mensen sommige afspraken niet op. Dit leidt op zijn beurt tot nog meer verlies in tijd/ geld.
Je doet dit elke week en 45 keer per jaar = 45 x €200= €9000 derving. En zo heb je nog talloze teams meer, die ook zo vergaderen.
Kortom, effectief vergaderen moet echt anders
Laat je besprekingen verlopen met de precisie, inzet en kracht die je van professionals mag verwachten. Net zoals een chirurg en zijn team in een OK. Zij mogen hun focus ook niet verliezen. Waarom accepteren we dit dan wel van elkaar in vergaderingen? Waarom irriteer je je dan wel er aan maar doe je meestal hier zelf niets aan?
In Nederland is 40% van de werkende professionals nu echt vermoeid en meer gestresst door al het digitaal vergaderen. Bovendien loopt dit cijfer en aantal mensen dat gestresst is nu op. We raken digitaal vermoeid. Een belangrijke reden hiervoor is dat we het enerzijds niet gewend zijn maar dit anderzijds ook verkeerd doen.
We proberen onze “oude” werkwijze over te plaatsen naar digitaal, en dat werkt niet. Digitaal vergaderen en werken heeft andere spelregels om succesvol te kunnen zijn.
Doe mee aan de online masterclass “Ongewoon goed digitaal vergaderen”
In deze masterclass met mij en Rob de Haas leer je op 25 juni, van 16.00 – 16.45 uur, 5 vergaderprincipes waarmee je de collectieve denkkracht van je medewerkers kunt maximaliseren om zo het beste uit je organisatie te halen. Je ontvangt van ons een checklist effectief vergaderen.
Wat leer je tijdens de masterclass?
- De meest voorkomende fouten, waardoor we tijd, energie en effectiviteit verliezen
- Hoe je de precisie en effectiviteit van een OK implementeert in je vergaderingen
- De regels voor offline en online effectief vergaderen
- Het vijfstappen-plan voor ongewoon goed vergaderen
- Q & A en interactieve polls
- Borging leringen
Wie geven de masterclass?
Rob de Haas is expert in effectief vergaderen. Hij geeft een heel nieuwe definitie van online vergaderen, die erg past bij mijn SLiM! Methode. Kort, krachtig, effectief en met een doelgerichte en inspirerende manier om samen effectief te werken.
Hierdoor leer je nieuwe methoden en theorieën die veel beter werken dan je traditionele manier van vergaderen. Ik, Wout Plevier train al 21 jaar werkende professionals in effectief samenwerken.
Ik wil het ook implementeren in mijn team en organisatie
Wil je deze methode daarna ook aan je team leren, en succesvol implementeren, dan hebben we daar een aantal gave oplossingen voor.
Deze principes werken overigens ook goed bij geven van online webinars.
Kom in actie
Wil je dit leren? Doe dan 25 juni van 16.00 – 10.45 uur mee aan de Masterclass Ongewoon Goed Vergaderen.
We geven de masterclass via Demio. Je moet je alleen zelf even daarvoor aanmelden. Meld je aan>>.
Ik kan 25 juni niet
Kun je 25 juni 16 uur niet, benader mij dan via W 073 522 5656. Dan kijken we hoe we je anders kunnen helpen. Wellicht wil je deelnemen aan de krachtige en korte training. Bekijk de informatie dan hier>>
Deel dit artikel met iemand die het nodig heeft en help ons vooruit!
Je kunt in deze tijd van elkaar steunen, ons ook helpen.
Weet je een leider of team voor wie effectief vergaderen interessant is, deel dan gerust deze link.
We belonen je dan met een boek over effectief samenwerken.
We gaan werkend Nederland helpen daadkrachtig en effectief te worden in onwijs goed vergaderen!
