Met humor leren is een goede manier voor je brein om zaken te onthouden. In dit artikel beschrijven we de acht meest gemaakte feedback-fouten in communicatie. Gebruik ze veelvuldig en je gesprekken verlopen absoluut stroef. Draai ze om en je communicatie versoepelt en professionaliseert!
De acht meest gemaakte fouten zijn:
1. Beschuldig de persoon i.p.v. praten over diens gedrag
2. Haal oude koeien uit de sloot
3. Praat vanuit een derde partij
4. Praat in de verleden tijd
5. Focus enkel op de negatieve aspecten
6. Gebruik veel vergrotende taal
7. Denk zwart-wit
8. Draai alles om
Beschuldig de ander
Je beschuldigt de ander en valt zijn identiteit aan in plaats van zijn gedrag. “Jij bent altijd zo chaotisch, geen wonder dat je de informatie niet kunt vinden”. Dit is een garantie op discussie en negatieve uitlatingen. Formuleer de boodschap daarom in de Ik-vorm en richt je op het effect dat specifiek gedrag op jou heeft: “Ik zie dat je de informatie niet direct kunt vinden. Ik vind het belangrijk dat je het voortaan een vaste plaats geeft, dan kunnen we direct bij de informatie wanneer nodig”.
Levelen van verwachtingen is de komende periode als we terug gaan naar een weer nieuwe manier van werken, hetzij blended, hetzij thuis, hetzij toch weer naar kantoor, super belangrijk.
Neem gerust contact met ons op. We adviseren je graag!
Val terug op het verleden
“Oude koeien uit de sloot halen” is een menselijke eigenschap en werkt fantastisch om iemand op de kast te krijgen. Benoem een negatieve eigenschap van de ander en draag veelvuldig voorbeelden aan waar dit al eerder fout is gegaan. Wil je toch de communicatie soepel houden? Houd dan de feedback in het heden. Dus niet: “dit is nu al de derde keer dat je te laat bent” Voor je er erg in hebt, gaat de discussie over iets heel anders. Dus meer: “Je bent later dan afgesproken. We dienen om 17.00 uur in het restaurant zijn en het is nu 17.15 uur. Ik denk dat het belangrijk is om op tijd te komen en vindt het prettig als je je aan je afspraak houdt”. SLim communicatie leidt immers tot positieve reacties.
Benadruk enkel de negatieve aspecten
Mensen geven bij feedback vaak als eerste door wat er allemaal verkeerd ging, om daarna een klein plusje te geven. Door enkel de nadruk te leggen op de negatieve aspecten, wordt het voor je gesprekspartner moeilijk om te blijven luisteren. Wil je dus niet luisterende mensen, richt je dan vooral op negatieve aspecten. Het drukt de sfeer en het luisteren naar elkaar wordt absoluut minder. Geef eerst aan wat je goed vindt en vertel vervolgens wat er nog beter kan. Dus niet: “je werkt als een einzelgänger en denkt helemaal niet na over hoe we als team beter kunnen functioneren”. Beter is: “Ik vind het goed dat je je eigen plan trekt en denk tegelijkertijd dat het ook belangrijk is, dat je je focust op een goede samenwerking met het team. Hoe kunnen we deze twee dingen combineren?”.
Zet je communicatie extra kracht bij door zaken te vergroten
Bij vergrotende taal wordt de fout gemaakt zaken veel te absoluut te stellen. Door veelvuldig gebruik van extra krachtwoorden, ben je verzekerd van irritaties en conflicten. Gebruik daarvoor woorden als altijd, nooit en steeds. Wil je toch een efficiënte manier, houdt dan feedback feitelijk. Dit voorkomt in veel gevallen negatieve reacties. Dus niet: “je bent altijd te laat” en meer: “je bent later dan afgesproken”.
Denk zwart-wit
Een andere fout van de mens is dat men heel snel zwart-wit denkt. Dit doen we omdat het leuk is en ons allen gemakkelijk afgaat. “Hij is bot. Zij is preuts. Hij is gestructureerd”. Vrijwel alles in het leven valt te nuanceren. Er is geen zwart-wit. Zelfs in de kleuren zwart-wit zitten kleur-nuances. Dit geldt ook voor communiceren. Laat wat meer nuances toe in je feedback en het zal meer de realiteit benaderen. Dus niet: “jij waardeert het helemaal niet dat ik je help met de offertes” en meer: “ik vind het fijn als je af en toe eens een compliment geeft voor mijn bijdrage aan de offertes”. Kortom, focus aan en focus positief! Dit leer ik mensen ook in onze gratis inspiratie-webinars. Neem gerust een keer deel >>
Lees iemand zijn of haar gedachten
Een andere gave veel voorkomende denkfout is dat mensen denken gedachten te kunnen lezen. Je kunt nog zo goed intuïtief ontwikkeld zijn. Reken er maar op dat je het meer fout dan goed zult hebben. Denk je iets, check dan met vragen of je het bij het goede eind hebt. Dus niet: “wat kijk je chagrijnig, nou dat wordt weer een gezellige vergadering”. Meer: “Je kijkt een beetje bedrukt. Hoe is je dag geweest?”
Zet de tegenaanval in
Een veel gebruikte truc bij kritiek is zaken omdraaien. Men neemt het argument van een ander en gebruikt het als argument tegen hem. Een voorbeeld is: “Ik vind dat we als team beter moeten samenwerken” Dus niet: “dat mag jij zeggen, wanneer werk jij als volledig teamlid?” Betere reactie is: “Ja dat klopt, wat zijn jouw ideeën hierover?” Op deze wijze blijft de communicatie op gang. Dus niet stellen meer onderzoeken!
Hoe dan wel?
Word een beetje zoals de ander. Volg en sluit aan bij zijn of haar communicatie-stijl. En natuurlijk, het komt wel eens voor dat je kritiek ontvangt, die min of meer terecht is. Realiseer dan dat ook daar nuances in zitten. Herken wat waar is en wat niet.
Wees krachtig genoeg om ook eens sorry te zeggen. Dit opent de communicatie. Wordt het iets te heftig? Maak dan de afspraak om een time-out te nemen en praat later verder. Dan is de lading van het gesprek af en wordt het eenvoudiger om naar elkaar te luisteren. Ben je trouwens benieuwd hoe effectief je team nu functioneert en communiceert? Doe dan onze gratis Team Assessment. Je weet dan direct hoe je ervoor staat en waar je team zich kan ontwikkelen.
Veel leidinggevenden in organisaties praten inhoudelijk over het werk. Prima, dat moet gebeuren. Mijn advies: plan geregeld een moment met je collega’s in, waarin je de onderlinge communicatie bespreekt en ook hoe het gaat met de mens achter de professional. Zeker bij thuiswerken zijn dingen als werdruk, stress, eenzaamheid, verminderde team-verbinding, vermoeidheid van eindeloos online vergaderen toegenomen. Met persoonlijke, empathische, geïnteresseerde communicatie kun je die verbinding weer herstellen. Wacht niet tot de ander start, doe het nu. Het is leading by example en dan maakt het niet uit wie er begint!
Kortom, toon nu echt interesse in elkaar. Zeker in deze tijd. Het is iets dat vaak als vanzelfsprekend wordt beschouwd maar dat zeer zeker niet is.
De volgorde voor motivatie is
- energie
- verbinding
- vertrouwen
- samen leren en werken
- feedback geven en ontvangen om te verbeteren
- hele gave resultaten samen realiseren.
De inhoud van het werk zal hierdoor ook zeker zal verbeteren. We adviseren leiders en teams hierbij. Wees niet verlegen en zoek contact met ons. Dat vinden we gaaf en we helpen graag. Veel plezier!
